如何管理工作文档?

一、管理工作文档的技巧

1. 建立临时文件夹

很多人整理电脑桌面，只是简单粗暴地删除。而我的方法，是在日事清的云盘里建立一个临时的文件夹。一天的工作完成，或者懒得几天都不想去整理资料的时候，你可以把所有的资料通通放入这个临时文件夹里，然后把无法分类的文件夹整合到一个文件中。

文件以日期为署名为主，这样做的好处在于，当你空下时间去整理文件夹的时候，就可以清楚地知道这个文件是哪一天产生的。

2. 判断是否有保存价值

第二个小技巧是，我们在整理临时文件夹时，需要做一个判断：这个文件夹里的文件是不是都有保存价值。

因为很多时候我们下载的文件来自于公司或同事，或是我们从网上找到的一些资源。当我们确认这个文件没有保存价值，我们可以直接删除这些文件，否则它们会扰乱我们做文件管理的思路。

3. 关联性

在文件存放或者整理时，我们可以把同一个项目的文件统一放到一个项目名称命名的文件夹下面，不仅方便我们平时调阅，也方便以后归档查询。

比如，我们公司在六月份需要做一个团建，你可以把它理解为一个项目。那么在这个项目之中，我们可能涉及到一些游戏的策划、规则，还要需要一些影像资料、去参加活动人员的名单、住宿信息，各种各样的表格。

这些文件都有一定关联性的，都属于团建的项目。所以说把这些文件放到同一个项目里，以后我们调阅起来会更加方便。如果你按照文件格式，把这些文件的图片归到一类，excel表格归到一类、word归到一类，这个时候调阅起来反而不方便。

4. 合理的文件命名

在文件存放或者整理时，我们可以把同一个项目的文件统一放到一个项目名称命名的文件夹下面，不仅方便我们平时调阅，也方便以后归档查询。

比如，我们公司在六月份需要做一个团建，你可以把它理解为一个项目。那么在这个项目之中，我们可能涉及到一些游戏的策划、规则，还要需要一些影像资料、去参加活动人员的名单、住宿信息，各种各样的表格。

这些文件都有一定关联性的，都属于团建的项目。所以说把这些文件放到同一个项目里，以后我们调阅起来会更加方便。如果你按照文件格式，把这些文件的图片归到一类，excel表格归到一类、word归到一类，这个时候调阅起来反而不方便。

延伸阅读：

二、使用日事清做文件管理的优势

公司知识文化的沉淀

因为日事清本身是一个可以做团队协同、任务管理的软件。云盘是公司知识文化沉淀的地方。因为这里面我们可以存放不同部门的资料，不用担心这些文件或者数据丢失。

多终端数据的同步

不是所有的文件管理工具都能够做到多终端的数据同步。日事清分为网页版和客户端。可以多终端同步。

文本的在线编辑

日事清还能实现非常的流行的在线编辑功能。相信很多人都有这种需求，尤其是有远程办公或者出差情况需求的公司，我们上传到到日事清的文件夹可以多人共享和在线的编辑操作。

查看权限

最后是查看权限。有人会疑问： 日事清的云盘做文件管理，是不是我所有的文件，包括我公司的文件资料、个人的资料，其他人都能看得到？这个我可以告诉你，尽管放心，因为日事清的文件夹可以加入不同的成员。